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¿Qué es el teletrabajo?

 

El teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte importante de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse a tiempo completo o parcial.

La actividad profesional en el teletrabajo, implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de información, y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la empresa.

 

Ley del teletrabajo

 

Hace años no existía ninguna ley exclusiva que abarcara esta modalidad de trabajo y la opción de trabajar desde casa se contemplaba en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que se refería al trabajo a domicilio, pero no hacía alusión al derecho de los trabajadores.

Todo cambió cuando entró en vigor el Real Decreto-Ley 3/2012, de 10 de febrero, donde se introdujeron nuevos derechos y obligaciones.

 

• Ámbito de aplicación

El Real Decreto-Ley establece que el trabajo a distancia, o teletrabajo, es aquel que se presta en el domicilio de la persona trabajadora, o en el lugar elegido por ella, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.

Por “carácter regular”, se entiende el trabajo que se lleva a cabo en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo. Esto es, mínimo dos días de jornada completa a la semana.

En los contratos en prácticas y los contratos celebrados con menores de edad, para la formación y el aprendizaje, se debe garantizar un mínimo del 50% de trabajo presencial.

En la disposición transitoria tercera del Real Decreto-Ley se matiza que el teletrabajo implantado “excepcionalmente” como consecuencia de la COVID-19 no se adhiere al nuevo marco legislativo y se regirá por la normativa laboral ordinaria. En cualquier caso, la forma de compensar los gastos derivados de los medios, equipos y herramientas de los que se debe dotar al trabajador quedará fijada en convenio.

 

• Derechos de los trabajadores

 Los empleados que trabajen a distancia tendrán los mismos derechos que los que prestan sus servicios en el centro de trabajo, salvo aquellos inherentes al trabajo presencial.

Así, los ‘teletrabajadores’ tienen derecho a cobrar las mismas retribuciones que si trabajasen de manera presencial.

De igual modo, no podrán ver modificadas las condiciones pactadas con la empresa, tanto en materia de tiempo de trabajo o retribuciones como respecto a la formación y promoción profesional.

 Además, la empresa debe tener en cuenta a estos trabajadores a la hora de implementar sus medidas y los planes de igualdad y conciliación.

 

• Voluntariedad

 La implementación del modelo de teletrabajo es voluntaria, tanto para la empresa como para el trabajador, y requerirá de un acuerdo que podrá derivar del contrato inicial o formalizarse en un momento posterior.

 El trabajador puede negarse a trabajar a distancia, sin que ello sea causa justificada de despido ni de modificación sustancial de sus condiciones laborales.

 Además, la decisión de trabajar a distancia será reversible, tanto para la empresa como para el trabajador.

 

• Acuerdo por escrito

 El acuerdo de teletrabajo deberá realizarse por escrito, siempre antes de que se inicie dicha modalidad. La empresa deberá entregar, en un plazo de diez días, el contrato a los representantes de los trabajadores para ser firmado. Posteriormente, esa copia se enviará a la oficina de empleo.

 

• Gastos y herramientas

 La normativa deja claro que los trabajadores a distancia tendrán derecho a que su empresa les dote, y mantenga en condiciones adecuadas, de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad. Dichos medios deberán figurar inventariados en el acuerdo de teletrabajo.

 

 El coste será sufragado o compensado por la empresa y los mecanismos para determinar, compensar o abonar esos gastos quedarán establecidos en los convenios o acuerdos colectivos.

 

• Uso de medios digitales

 La empresa deberá respetar los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad de los medios utilizados en el control sobre la actividad laboral del trabajador, al que se le garantiza el derecho a la intimidad y protección de datos.

 Además, no podrá exigir la empresa la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora.

 Los convenios podrán recoger los términos en que los empleados pueden hacer uso personal de los equipos informáticos proporcionados por la empresa.

 

• Registro horario

 La nueva ley determina que el trabajador a distancia tendrá derecho a un horario flexible, respetando siempre los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempos de trabajo y descansos.

 El horario de trabajo debe quedar recogido en el acuerdo escrito, así como el lugar elegido por el trabajador para la actividad laboral.

 El sistema de registro horario al que está obligado a someterse el trabajador ha de incluir, como aspectos fundamentales, el momento de inicio y de finalización de la jornada laboral.

 

• Desconexión digital

 La empresa debe garantizar la desconexión digital del empleado fuera del horario de trabajo, lo que supone una limitación en el uso de medios tecnológicos de comunicación laboral durante los periodos de descanso y el respeto a la duración máxima de la jornada laboral.

 Los medios y las medidas necesarias para garantizar el derecho a la desconexión digital y la organización adecuada de la jornada laboral podrán establecerse en los acuerdos o convenios colectivos.

 

• Negociación colectiva

 La citada ley concede gran importancia a la negociación colectiva, que podrá fijar las condiciones para garantizar el ejercicio de los derechos de los teletrabajadores, teniendo en cuenta la singularidad de su actividad.

 Entre otros aspectos, los convenios o acuerdos colectivos pueden establecer la identificación de los puestos de trabajo y las funciones del teletrabajador, las condiciones de acceso y desarrollo del trabajo o su duración.

 

Ventajas del teletrabajo

 

 

Posibles inconvenientes

 

 

Pasos para la implementación del teletrabajo

 

1. Planificación general

La planificación es fundamental y el punto de partida del proyecto. Se deberá estructurar la metodología a seguir y establecer objetivos, etapas, plan de acción, recursos, riesgos e indicadores.

A partir de ahí, es importante hacer partícipes a todo el equipo de trabajo, para lo cual sería favorable formular una estrategia de comunicación interna que permita identificar los momentos clave del proceso y las actividades necesarias dirigidas al nuevo esquema de trabajo.

 

2. Autoevaluación

Para poder avanzar en la implementación de un modelo de teletrabajo, es necesario que la empresa realice un diagnóstico para evaluar su cumple con los requisitos mínimos en las distintas áreas clave:

• Área tecnológica: se debe validar si la empresa cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar el teletrabajo, prestando atención a las necesidades de los distintos perfiles.
• Área jurídica: es imprescindible identificar la normativa vigente y su aplicación.
• Área organizativa: debería basarse en el análisis de aspectos fundamentales como los costes, el presupuesto y los riesgos del proyecto.

 

3. Prueba

Antes de llevar a cabo la implementación definitiva del teletrabajo como modelo, es aconsejable establecer un periodo de prueba que oscile entre los 4 y 6 meses, con el objetivo de medir la efectividad y realizar acciones de mejora.

Para llevar a cabo esta prueba, se deberían tener en cuenta ciertos elementos clave a la hora de seleccionar al equipo y los medios:

• Definición del público objetivo y modalidad a aplicar.
• Convocatoria para la participación en el periodo de prueba.
• Proceso de selección de los participantes.
• Capacitación para el teletrabajo.
• Preparación de las herramientas tecnológicas, recursos y documentación.
• Seguimiento y medición de indicadores.
• Evaluación y socialización del proceso.

 

4. Adopción del modelo

En la última etapa, es fundamental realizar los ajustes definitivos al modelo general de teletrabajo y a los documentos administrativos que sustentarán esta modalidad laboral dentro de la organización de la empresa, así como a las herramientas utilizadas por empleados y empleadores.

Además, es muy recomendable realizar un seguimiento permanente e identificar buenas y malas prácticas.

 

El teletrabajo y las responsabilidades respecto a la protección de datos

 

En ausencia de una regulación específica relacionada con el teletrabajo, la empresa deberá estar a lo que la LOPDGDD y la RGPD desarrollan en sus textos, poniendo especial atención a la seguridad de las tareas telemáticas y las comunicaciones.

Es recomendable tomar ciertas medidas para asegurarnos de mantener la seguridad y protección de los equipos informáticos fuera del centro de trabajo y, consecuentemente, de los datos que puedan albergar:

• No dejar desatendidos los equipos portátiles en lugares públicos.
• Utilizar técnicas criptográficas para la transmisión de la información, uso de contraseñas, firewall y antivirus.
• Crear un red privada o VPN (Virtual Private Network) para conectar entre sí a los teletrabajadores con la oficina y entre ellos, donde el acceso a la red está protegido por un cifrado que da una capa extra de protección, de manera que se evita el acceso de terceros no autorizados a la información que se comparte a través de esta red.
• Evaluar los riesgos y adoptar controles necesarios y apropiados en el domicilio.
• Evitar el acceso no autorizado a información o recursos por parte de otras personas que utilicen el lugar (familiares o amigos).
• No usar WiFi públicas.
• Bloquear la pantalla del ordenador cuando no estemos trabajando.
• Cuidado con el uso de memorias USB, ya que son una posible puerta a las infecciones de malware.
• Evitar la instalación de aplicaciones o la navegación por páginas no seguras.
• Cerrar todas las conexiones con servidores y webs recurriendo a “cerrar sesión” o “desconectar”.
• Eliminar la información temporal en carpetas de descarga, papelera de reciclaje, etc.
• Borrar el historial de navegación, las cookies y otros datos, así como las contraseñas recordadas.
• Si se usa un equipo personal para el teletrabajo, aparte de seguir todas estas recomendaciones, es buena idea crear un perfil profesional (Google y Microsoft permiten hacerlo, por ejemplo) para mantener separadas cuentas y navegación.

Estas recomendaciones son tanto para que las contemplen los trabajadores a distancia, como para que los empresarios vigilen que se cumplen, de manera que se respete lo establecido en leyes y normativas vigentes sobre protección de datos y datos digitales.